حسابداری شخصی با اکسل: راهنمای کامل + قالب رایگان دانلود

در این مطلب از پولکی سراغ یک حس آشنا و ناخوشایند رفته‌ایم، حس "نیمه‌کاره رها شدن کارها"، هرچند می‌دانیم انجام دادن آن کار مفید است و حتی برایش برنامه‌ریزی مفصلی انجام داده‌ایم و برای محکم کاری، چندبار هم از خودمان قول گرفته‌ایم که مبادا در میانه راه کار را رها کنیم؛ اما معمولا همان اتفاقی می‌افتد که نباید!

چندبار فایل اکسل خود را در ابتدای ماه، با حوصله تمام آماده کرده‌اید؟ ستون‌های رنگی ‌و مرتب، شیت‌های نامگذاری شده و البته فرمول‌نویسی‌های داخلی فایل، که آدم را به مرز ذوق‌زدگی می‌رساند.

 آماده کردن فایل اشتیاقی خاص را درون‌مان ایجاد می‌کند برای وارد کردن اطلاعات تراکنش‌هایمان و فکر کردن به منظم بودن حساب و کتاب‌هایمان و البته تحلیل دقیق و بهتر کردن وضع مالی. اما آخر ماه... اگر یادمان باشد که فایل کجاست، احتمالا سلول‌های خالی فایل اکسل‌مان، همان حس ناخوشایند را به وجود می‌آورد؛ اما چرا؟

این مطلب قرار است به شما بگوید که چگونه از بروز این حس ناخوشایند در آینده جلوگیری کنید؛ یک قالب آماده و کاربردی اکسل را به شما بدهد و بعد خیلی واقع‌بینانه این موضوع را بررسی کند که آیا فایل اکسل برای حسابداری شخصی مناسب است؟

چرا فایل اکسل حسابداری شخصی خود را نیمه کاره رها می‌کنیم؟

این سوال در دل خود سوال‌های دیگر را دارد! اول اینکه چرا سراغ ساختن فایل اکسل برای حسابداری شخصی می‌رویم؟ احتمالا چون حساب و کتاب‌های‌مان پیچیده‌تر از آن است که کارمان با دفترچه و یادداشت راه بیفتد؛ ما باید امور مالی خود را "ثبت" کنیم. دومین سوال این است که آیا فایل اکسل گزینه مناسبی است؟ هم بله و هم خیر؛ پاسخ به این سوال به شرایط بستگی دارد و جواب مفصل را در بخش بعدی بررسی می‌کنیم؛ اما پاسخ به سوال اصلی؛ چرا فایل اکسل نیمه‌کاره می‌ماند؟ سه دلیل اصلی داریم:

کمال‌گرایی

وقتی با خودمان قرار می‌گذاریم که در اولین قدم؛ کامل‌ترین حالت کار را انجام دهیم؛ یعنی احتمالا قرار نیست کاری انجام دهیم! در دنیای ذهنی، همه ما می‌توانیم از فردا دنیا را تسخیر کنیم اما آدم‌های موفق دنیای واقعی، از کارهای کوچک اما ادامه‌دار حرف می‌زنند. به قول "وین دایر" بهتر است "از شغل خود به عنوان رئیس دنیا استعفا دهیم" و یک فایل "اکسل معمولی" برای "ثبت هزینه‌های معمولی" بسازیم. ما قرار نیست فایلی بسازیم که بودجه‌بندی و گزارش‌گیری مالی و مدیریت هزینه‌ها را یک قدم جلو ببرد و وال‌استریت را دگرگون کند! شاید روزی به اینجا هم رسیدیم اما بیایید فعلا روی "ساختن فایل اکسل برای هزینه‌های شخصی" خودمان تمرکز کنیم. پس ستون‌هایی مثل : بودجه‌بندی، نسبت پس‌انداز به درآمد، گزارش‌های مقایسه‌ای مفصل، نسبت‌های پیچیده مالی و... را کنار بگذارید و فایلی را انتخاب کنید یا بسازید که در ماه اول صرفا هزینه‌های شما را بدون دسته‌بندی‌های غیرضروری و جزئی ثبت کند.  در ماه دوم دسته‌های پرهزینه را شناسایی کنید و ماه سوم سراغ بودجه‌بندی بروید.

زمان

یک فایل اکسل خوب فقط ۳ تا ۵ فیلد لازم دارد: تاریخ، مبلغ، دسته، روش پرداخت، یادداشت کوتاه. ولی فایل‌های متداول ۸ تا ۱۰ ستون دارند با منوهای کشویی ۳۰ گزینه‌ای. وقتی ثبت هر تراکنش سه دقیقه طول می‌کشد؛ احتمالا تصمیم بگیریم که اصلا ثبت نکنیم. بعضی‌ها از قانونی به اسم 90 ثانیه حرف می‌زنند؛ قانونی که می‌گوید اگر انجام کاری زیر ۹۰ ثانیه طول بکشد، مغز این کار را در دسته‌ی «کارهای کوچک قابل انجام در صف نان» قرار می‌دهد. بالای ۹۰ ثانیه، در دسته‌ی «وقتی رسیدم خانه» می‌گذارد که یعنی هیچ‌وقت!

جدا از اینکه این قانون درست است یا نه؛ نکته مهمی را بیان می‌کند؛ اگر انجام دادن کاری زیاد طول نکشد؛ انگیزه کمتری برای به تعویق انداختن آن داریم و این نکته‌ای است که باعث می‌شود در انتهای ماه، وقتی فایل اکسل خود را نگاه می‌کنیم؛ شیت‌های خالی آن، آزارمان ندهد.

گزارش تصویری

کار کردن با نمودارها خیلی راحت‌تر است و درک عمیق‌تری به ما می‌دهند. فایل‌های اکسل پیچیده گاهی کار را به جایی می‌رسانند که علی‌رغم جزئیات کم‌نظیر و دسته‌بندی‌های مبتنی بر آخرین اعلامیه کمیته بال در مورد امور مالی، نمی‌توانند به این سوال ساده پاسخ بدهند که «هزینه خوراک کلاً چقدر شد؟»

اگر بعد از سه هفته ثبت دقیق، هیچ نموداری نبینم که نشان دهد «وضعیت بهتر یا بدتر شده» یا «فلان دسته هزینه‌ها از کنترل خارج شد» احتمالا به خودمان می‌گوییم فایده‌ای ندارد؛ حتی اگر با صدای بلند این کار را نکنیم؛ درون‌مان چیزی تغییر می‌کند.

چه چیزی باید داخل یک فایل اکسل حسابداری شخصی ساده باشد؟

پاسخ ساده است و منطق محکم حسابداری را در خود دارد؛ ما در فایل اکسل خود، به دسته‌بندی‌ها و آیتم‌هایی نیاز داریم که روی تصمیم‌گیری ما تاثیر بگذارد؛ همان‌طور که هدف اصلی حسابداری، ایجاد اطلاعات و گزارش‌های مالی برای تصمیم‌گیری دقیق‌تر است. بنابراین ما به 4 شیت (صفحه) اصلی نیاز داریم:

• شیت تنظیمات: شامل درآمد ماهانه، موجودی شروع، فهرست دسته‌ها، فهرست روش‌های پرداخت.
• شیت درآمد: اگر حقوق ثابت دارید، ماهی یک ردیف را به آن اختصاص دهید و اگر چند منبع دارید (مثلا کار دوم یا اجاره)، هر کدام را در یک ردیف قرار دهید.
• شیت هزینه: این شیت قلب فایل است و هر تراکنش با همان پنج فیلد ساده (تاریخ، مبلغ، دسته، روش پرداخت، یادداشت کوتاه) ثبت می‌شود.
• شیت داشبورد: در این شیت، هیچ اطلاعاتی وارد نمی‌شود و همه‌چیز با فرمول از شیت‌های قبلی می‌آید. درآمد ماه، هزینه‌ی ماه، مانده، درصد هر دسته اینجا نمایش داده می‌شود.

نکته مهم بعدی؛ در ثبت هزینه‌ها، استفاده از دسته‌بندی مناسب است؛ پیشنهاد ما دسته‌بندی زیر است (البته با توجه به نیازهای خاص شما دسته‌بندی‌ها تغییر می‌کنند):

1. خوراک خانه (سوپرمارکت آنلاین یا فیزیکی)
2. خوراک بیرون و سفارش آنلاین (اسنپ‌فود، تپسی‌فود، رستوران، کافه)
3. حمل‌ونقل (اسنپ، تپسی، بنزین، تاکسی)
4. قبض و خانه (اجاره، آب، برق، گاز، اینترنت)
5. اشتراک‌های دیجیتال (نماوا، فیلیمو، VPN، آبونمان موبایل)
6. سلامت (دکتر، دارو، ورزشگاه)
7. پوشاک و خرید شخصی
8. متفرقه و هدیه

قالب رایگان اکسل حسابداری شخصی پولکی + لینک دانلود

ما همان منطق بالا را در یک فایل اکسل حسابداری شخصی رایگان پیاده کرده‌ایم. فایلی بدون دسته‌بندی‌های غیرضروری، که سرعت ثبت بالایی دارد و با دسته‌بندی‌های ساده نیازهای شما را برآورده می‌کند. می‌توانید همین حالا فایل را دانلود کنید و بدون دانش فنی هزینه‌های خود را ثبت کنید.

چه چیزی داخل قالب هست

شش شیت: راهنما (دو دقیقه‌ی اول)، تنظیمات، درآمد، هزینه، داشبورد (با سه نمودار خودکار)، و گزارش ماهانه (یک‌صفحه‌ای، قابل پرینت).

قالب با فرمول‌های پایه (SUMIFS، IF، COUNTIFS) ساخته شده. هیچ ماکرو، VBA یا اضافه‌فایل ندارد، پس روی نسخه‌ی موبایل اکسل (آیفون و اندروید) و روی Google Sheets هم بدون مشکل کار می‌کند.

چه چیزی عمداً داخلش نیست

پیش‌بینی هزینه با هوش مصنوعی، ادغام خودکار با حساب بانکی، خواندن خودکار پیامک تراکنش، مدیریت سبد سرمایه‌گذاری و مواردی از این دست؛ هیچ‌کدام نیست! اصولا اکسل برای این کارها ابزار درستی نیست. اگر به هر کدام از این موارد نیاز دارید باید سراغ ابزار دیگری بروید؛ ابزارهایی مثل اپلیکیشن‌های مدیریت هزینه و... ولی برای اکثر افرادی که فقط می‌خواهند بدانند «پول کجا رفته»، این قالب کافی است.

فرض کنید از سوپرمارکت بیرون آمده‌اید،۴۲۰ هزار تومان خرید کرده‌اید. اپ Excel یا Google Sheets را روی موبایل باز می‌کند و سراغ شیت «هزینه» می‌روید: تاریخ امروز (CTRL+;)، مبلغ (۴۲۰۰۰۰)، انتخاب «خوراک خانه» از منو، انتخاب روش پرداخت، یادداشت اختیاری و ذخیره. حدود ۴۵ ثانیه.

آموزش کار با فایل

آموزش کار با فایل اکسل را در دو سرفصل اصلی دنبال می‌کنیم:

تنظیم اولیه

 وارد شیت تنظیمات شوید و درآمد ماهانه را وارد کنید (اگر متغیر است، میانگین سه ماهه). موجودی فعلی همه‌ی حساب‌هایتان را جمع کنید و در «موجودی شروع» بنویسید. فهرست دسته‌ها را ویرایش کنید و عنوان دلخواه خود را بگذارید. (هشدار: دسته‌بندی‌ها را پاکش نکنید، چون فرمول‌ها به آن متصل‌اند).

فرمول‌ها و ابزارها

• SUMIFS جمع زدن مشروط است. مثال: «جمع همه‌ی مبالغی که این ماه در دسته‌ی خوراک بیرون ثبت شده».
• .IF تصمیم‌گیر است: «اگر هزینه‌ی این دسته از بودجه‌اش بیشتر شد، بنویس هشدار»
• COUNTIFS شمارش مشروط است: این ماه چندبار سفارش آنلاین غذا داده‌اید؟ چندبار از اسنپ استفاده کرده‌اید؟ این عددها گاهی شوک‌آورتر از خود مبلغ‌اند.
• PivotTable ابزار است نه فرمول؛ در دو کلیک هزینه را به تفکیک دسته یا روش پرداخت یا ماه می‌بینید.
• ·        Conditional Formatting فایل را از جدول خشک به ابزار زنده تبدیل می‌کند: اگر مبلغ یک تراکنش از میانگین آن دسته بالاتر بود، سلول قرمز شود.
  مسیر: Home → Conditional Formatting → New Rule → Greater than
  این پنج کلیک، تجربه‌ی کاملاً متفاوتی می‌سازد.
• برای نمودار: جدول جمع هر دسته را انتخاب کنید، Insert → Recommended Charts → Doughnut. اکسل خودش بهترین چینش را پیشنهاد می‌دهد. یک نگاه به نمودار، و می‌فهمید این ماه بخش قابل توجهی از پولتان صرف دسته‌ای شده که فکرش را نمی‌کردید.

دوراهی؛ مسیر را انتخاب کنید

اگر تا اینجای متن جلو آمده‌اید، یعنی مشکلی وجود دارد. حسابداری شخصی با اکسل وقتی جواب می‌دهد که ساده باشد، روی موبایل کار کند، و زیر ۹۰ ثانیه تراکنش‌ها ثبت شود. ما دو راه‌حل را به شما پیشنهاد می‌کنیم:

راه اول: قالب رایگان را دانلود کنید، ده دقیقه برای پرکردن تنظیمات وقت بگذارید، از فردا شروع کنید. دو ماه به خودتان فرصت بدهید، بدون قضاوت. اگر در پایان دو ماه فرایند به‌خوبی کار می‌کرد؛ ادامه بدهید.

راه دوم: اگر بعد از دو ماه دیدید همان داستان قدیمی برگشت، یعنی برای حسابداری شخصی به ابزار دیگری نیاز دارید و فایل اکسل با تمام مزایا و معایبش، برای شما مناسب نیست. می‌توانید پولکی را امتحان کنید که همان منطق سادگی این قالب را دارد، ولی پیامک بانکی را خودکار می‌خواند.

هیچ‌کدام از این دو مسیر شکست نیست. هر دو، مسیرهای متفاوت رسیدن به همان شفافیتی هستند که به دنبال آن هستید.

یادآوری: این محتوا جنبه‌ی آموزشی دارد و مشاوره‌ی مالی شخصی نیست. برای تصمیم‌های مالی مهم، شرایط فردی خود را بررسی کنید و در صورت لزوم با متخصص مشورت نمایید.

نویسنده: صادق وحیدی - تخصص: کارشناس حسابداری دانشگاه تهران - تیم محتوای پولکی